Mindennapi feladatok megtervezése: füzet vagy határidőnapló

Te hogyan tartod számon a mindennapok feladatait?

Én nemrég kezdtem el papír alapon vezetni ezeket a dolgokat. Előtte nagyon sokáig a számítógépen vezettem mindent, rengeteg táblázatom volt/van, és mindent azokba írtam, így a napi feladatokat is. De valahogy nem volt az igazi, és egyébként is túl sokat ülök a monitor előtt, úgyhogy nemrég felmerült bennem, hogy talán jobb megoldás lenne egy igazi, papír határidőnaplót használni erre a célra.

Mivel ez az ötlet október magasságában jutott az eszembe, ezért már teljesen esélytelen volt 2018-as határidőnaplóhoz hozzájutni, azok már rég elfogytak, sőt, a 2019-es naptárakkal vannak már tele a boltok. Úgyhogy erre a rövid időre határidőnapló helyett még füzetet használok, rögtön be is szereztem egy kemény fedeles, szép füzetet erre a célra. A füzet egyébként nem lenne rossz megoldás akár hosszabb távon sem, de mégis jobb a határidőnapló, hiszen abban szerepelnek a dátumok és egyéb fontos információk, amelyeket a füzetbe kézzel kell beírni.

Ha ismerős ez a füzet, az nem a véletlen műve, a Pepcoban vásároltam, amire mostanában teljesen rá vagyok kattanva, mert annyira szuper dolgokat lehet kapni, és olyan jó áron, hogy az ember tényleg lelkiismeret-furdalás nélkül vásárolhat be. Már beszereztem itt a 2019-es határidőnaplómat, egy rakás füzetet (ez egyébként valami fétis nálam, állandó kényszert érzek, hogy füzeteket vásárolgassak, és egyébként használom is őket), szuper választék van irodaszerekből.

De vissza a témánkhoz, hogyan is használom a füzetet?

Ha megnézed a képet (lekicsinyítettem, hogy a szupertitkos irományaimat ne lehessen elolvasni :mrgreen: ), akkor láthatod a lényeget:

  • Baloldalt a naplóm. Mindennap naplót szoktam írni. Ez nem afféle rózsaszínű ömlengés, általában tényszerűen leírom, mi történt aznap, miket csináltam. Hidd el, ez nagyon hasznos, mert napok, hetek múlva az ember már nem emlékszik arra, hogy mikor mit csinált, pedig biztos nálad is fel szokott merülni: Mikor is voltunk abban az étteremben? Mikor találkoztunk Bélával? Mikor cseréltem utoljára kontaktlencsét? – és társai. Jó, ha ezeket vissza lehet nézni, ezért ha végképp nincs energiád és időd ilyesmire, legalább egy asztali naptárban, címszavakban érdemes dokumentálni az eseményeket. Szóval én mindennap írok naplót, jelenleg a füzet bal oldalára. Valamint ide szoktam felírni magamnak random fontos dolgokat: pl. egy honlap címét, egy megnézendő filmet, ilyesmiket. Egyébként régebben a naplómat is a számítógépemen vezettem egy táblázatban, de így szerintem sokkal jobb!
  • Jobboldalt a feladataim.

Ezt pedig 2 részre bontom:

  • Aznapi fix feladatok. Ezek olyasmik, amelyeket muszáj aznap elvégezni, és sajnos nem lehet velük előre dolgozni. Ilyen például a számlázás (bármennyire is szeretném, nem tudok előre dolgozni vele, mert nem számlázhatom ki tegnap, amit ma fognak utalni), az aznapi levelek megválaszolása, az aznapi költések felvezetése a cashflow táblázatba, stb. Ezek úgy működnek nálam, hogy kis post-it cetliket használok az oldal szélén, és amelyikkel kész vagyok, azt rögtön átragasztom a következő napra, vagy arra a napra, amikor majd aktuális lesz. Ezek nemcsak vállalkozással kapcsolatos feladatok, hanem egyéb adminisztrációs dolgok (pl. naplóírás, cashflow – a napi költéseket is mindennap vezetem, minden egyes költést felviszek egy táblázatba), illetve különféle háztartási feladatok is, mint pl. takarítás, mosás…Utóbbiakat még nem dokumentálom eléggé, de már folyamatban van a dolog. 🙂 Tehát a lényeg, hogy a cetlik azokat a feladatokat takarják, amelyek aznapi, előre el nem végezhető feladatok.
  • Aznapi feladatok, amelyekkel előre lehet dolgozni. Ezeket a füzet jobb oldalára írom. Ilyenek pl. a Facebook és Instagram posztok, blogbejegyzések, ügyfeleknek végzett állandó vagy időszakos munkák, egyszeri kisebb feladatok, elkészítendő tanfolyamok és egyéb tudásanyagok stb. Ezeket mindig felírom magamnak a megfelelő napra, és ha csak lehetséges, előre is dolgozok. Amelyikkel kész vagyok, azt zöld szövegkiemelővel kihúzom, ha menet közben aktualitását vesztette, akkor tollal áthúzom. Ha pedig megtörténik az a szörnyűség, hogy nem sikerül aznap elvégezni, amikor szerettem volna, akkor sötét szövegkiemelővel kihúzom (így utólag visszalapozgatva jól látható, hogy melyik napokon lazsáltam), és átírom a következő napi teendőkhöz.
  • Aktuálisan elintézendő, egyszeri ügyek, programok aznapra, stb. (Na jó, ez így már három, de…)Ezek is aznap történnek, de mivel nem rendszeresek, ezért nincs színes cetli. 🙂 

A határidőnaplóban hasonlóan fogom csinálni, bár ott kevesebb hely lesz, de azért elég lesz szerintem.

Ez a módszer szerintem jól működik, mert:

  • Nincs felesleges irkálás (próbáltam úgy is, hogy az állandó feladatokat mindennap beírtam a füzetbe; iszonyú fárasztó és időrabló. Persze lehetne pl. úgy is, hogy kinyomtatom papírra, de az egyrészt nem füzet, másrészt, védjük már a természetet  🙂 ), a cetliket egyszerűen átragasztom és kész. Gyors, vidám, látványos megoldás. 
  • A “színkódok” segítenek átlátni a dolgokat: pl. a cetlik esetében más-más szín jelzi a különféle jellegű feladataimat (háztartás, vállalkozás, adminisztráció, stb.) A füzetben a zöld szín logikusan jelzi a KÉSZ dolgokat (és kellemes érzés kizöldíteni egy-egy feladatot), a lila pedig szépen jelzi a lustább, kevésbé eredményes napjaimat.
  • Jó, hogy füzet/napló formájában zajlik, mert már túlzásba visszük az online dolgokat. Legalább addig is pihen a szem. 
  • Időnként a kreativitást is ki lehet élni akár, lehet rajzolgatni, jó erősen aláhúzni valamit, szívecskézni, matricákat ragasztani, beleragasztani a füzetbe apróságokat.
  • Akkor is működik, ha éppen áramszünet van, elmegy a net, vagy mondjuk lemerül a telefon.
  • Egy füzet vagy határidőnapló nem nagy, magunkkal vihetjük bárhova. Nekem gyakran támadnak menet közben ötleteim, ilyenkor jó, hogy elő tudom kapni, fel tudom írni az ötleteimet, utána tudok nézni bizonyos dolgoknak.

Ezt a rózsaszínt is tervezéshez használtam:

 

A bejegyzés megtekintése az Instagramon

 

Tervezéshez mindig kell egy füzet…. 🙂 <3⠀ #eztmuszájvoltbeszerezni #imádomaszínét #motiváló

Hurrá Vállalkozunk (@hurravallalkozunk) által megosztott bejegyzés,

Arról már nem is beszélek, hogy vannak, akik már művészi szintre fejlesztik a határidőnaplózást 🙂 Vannak ilyen tanfolyamok is, a neten könnyen meg lehet őket találni. Ebben az írásban a saját módszeremet szerettem volna bemutatni, mivel én nem vagyok egy kézműves lélek, nálam a tervezőfüzet/napló elsősorban praktikus célokat szolgál, külsőleg beérem azzal, hogy szép színes. 

Persze lehet, hogy te inkább maradsz a számítógépnél/okostelefonnál és online, táblázatban vezeted a feladataidat, esetleg valamilyen erre szolgáló alkalmazást használsz (próbáltam azt is, de nekem azok egyszerűen nem eléggé kényelmesek, nem állnak kézre). Nem gond, a lényeg ennyi:

1. Akár online, akár papír alapon, de tartsd számon a feladataidat, valahova mindenképpen legyen mindig felírva, hogy mit kell elvégezned.

2. Legyen dokumentálva, hogy mikor mit végeztél el pontosan.

3. Érdemes a napi rutinfeladatokat külön kezelni. Már csak fontossági szempontból is! Ezek általában apróbb kis feladatok, de az igazi fontos tennivalókkal nem egyenrangúak! Éppen ezért is érdemes elkülöníteni a fő feladatoktól. Látványosnak tűnhet, hogy elvégeztél és kipipáltál 10 napi rutinfeladatot, miközben lett volna egy nagyobb, fontos teendőd, amivel viszont nem végeztél – ezzel saját magadat téveszted meg! Nekem sokat segít a “cetlizés”: látom, hogy mit kell még megcsinálni, ugyanakkor érzékelem, hogy nem azok a leglényegesebb tennivalók. A lényeg az, ami a füzetem jobb oldalán, listába szedve szerepel.

Ez biztosan nem jó!

4. Semmiképpen sem javaslom, hogy mindig kis cetlikre írd fel a napi teendőket, mert elkeveredik, és nem fogod tudni visszakeresni, visszanézni! Én már pontosan ezért írok mindent füzetekbe, mert az sokkal kisebb valószínűséggel keveredik el. Tervezgetni, firkálni, számolni, bármire tökéletesen alkalmas! Amikor az őszi iskolásroham után leakciózzák a füzeteket, kilószámra szoktam őket hazahordani, de ettől függetlenül is mindig elcsábulok, amikor meglátok egy-egy szép füzetet – de nem baj, mert használom is őket!

Ezt például azért vettem meg, mert nagyon megtetszett a színe, na meg az idézet: “A jövő azoké, akik hisznek az álmaik szépségében” – ugye, milyen szép?

Neked milyen módszered van? Hogyan vezeted a napi feladatokat?

Ha tetszett a cikk, nagyon örülök, ha egy lájkkal, megosztással jelzed  🙂 

Leave a Reply

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.